Artikelen aanmaken zonder handmatig invoeren
Het handmatig invoeren van artikelen in Exact Online kost tijd en is foutgevoelig. Artikelcodes, omschrijvingen, eenheden, prijzen - elke regel moet kloppen. Met Ledger Botje kun je dit proces volledig automatiseren via AI. Geef simpelweg een opdracht in natuurlijke taal aan je favoriete AI-assistent en het artikel wordt direct aangemaakt in Exact Online.
Dit werkt met alle grote AI-tools: ChatGPT, Microsoft Copilot, Claude, Google Gemini, Mistral, Perplexity en Grok. Dankzij het MCP-protocol communiceert je AI-assistent rechtstreeks met je Exact Online-administratie.
Bekijk de video: artikelen toevoegen met AI
In deze video laten we stap voor stap zien hoe je met Ledger Botje artikelen toevoegt aan Exact Online via verschillende AI-tools.
Hoe werkt het?
De koppeling tussen je AI-assistent en Exact Online verloopt via het MCP-protocol (Model Context Protocol). Dit is een open standaard waarmee AI-tools veilig kunnen communiceren met externe systemen. Ledger Botje fungeert als MCP-server en vertaalt jouw opdrachten naar acties in Exact Online.
Het aanmaken van een artikel werkt in drie stappen:
- Jij geeft een opdracht in gewoon Nederlands, bijvoorbeeld: "Maak een nieuw artikel aan met code BOLT-M8 en omschrijving Boutset M8x40 RVS."
- De AI interpreteert je verzoek en roept de juiste MCP-tool aan via Ledger Botje.
- Het artikel wordt aangemaakt in Exact Online, inclusief alle opgegeven velden.
Welke AI-tools kun je gebruiken?
Ledger Botje ondersteunt alle grote AI-platforms die het MCP-protocol ondersteunen:
- ChatGPT (OpenAI) — de bekendste AI-assistent, ideaal voor snelle taken
- Microsoft Copilot — perfect als je al met Microsoft 365 werkt
- Claude (Anthropic) — sterk in complexe analyses en rapportages
- Google Gemini — naadloos geïntegreerd met Google Workspace
- Mistral — Europese AI met sterke meertalige ondersteuning
- Perplexity — combineert zoeken en AI in één interface
- Grok (xAI) — snel en direct, zonder omwegen
Voorbeeldopdrachten om te proberen
Zodra je de MCP-koppeling hebt ingesteld, kun je direct aan de slag. Probeer deze opdrachten:
- "Maak een nieuw artikel aan met code KABEL-USB-C, omschrijving USB-C kabel 2 meter, eenheid stuks."
- "Voeg artikel DOOS-A4 toe: Verzenddoos A4 formaat, verkoopprijs 2,50 euro."
- "Maak drie artikelen aan voor onze nieuwe productlijn schoonmaakmiddelen."
De AI begrijpt context en kan meerdere velden tegelijk invullen. Je hoeft niet elk veld apart op te geven - de AI vraagt door als er informatie ontbreekt.
Voordelen van artikelen aanmaken met AI
- Tijdbesparing — geen handmatige invoer meer via de Exact Online-interface
- Minder fouten — de AI controleert en structureert je invoer
- Bulk verwerking — maak meerdere artikelen tegelijk aan via één opdracht
- Natuurlijke taal — geen formulieren, gewoon een opdracht in gewoon Nederlands
- Flexibel — werkt met je favoriete AI-tool, ongeacht het platform
Direct starten
Wil je zelf artikelen toevoegen via AI? Stel de koppeling in via de MCP-configuratiepagina en begin binnen vijf minuten. Bekijk de prompt bibliotheek voor meer voorbeelden en inspiratie, of bekijk de abonnementen om te starten.
Waar het bij artikelen fout gaat
Een artikel aanmaken is niet moeilijk, maar het is wel onvergeeflijk: een verkeerde eenheid, een ontbrekende artikelgroep of een btw-code die niet klopt, en je merkt het pas bij de eerste order of de eerste aangifte.
Dat maakt dit een goed voorbeeld van waarom je de bevestiging moet lezen. De assistent geeft na het aanmaken terug wat er is vastgelegd; dat is het moment om te controleren, niet de volgende week in een rapport.
Meerdere artikelen in één keer
De grootste tijdwinst zit niet bij één artikel maar bij een reeks. Krijg je van een leverancier een lijst met nieuwe artikelen, dan kun je die in gewone taal doorgeven in plaats van ze stuk voor stuk in te typen.
Doe dat wel in blokken van een handjevol, en controleer elk blok voordat je verder gaat. Een fout in een reeks van vijftig artikelen kost meer tijd om te herstellen dan de invoer had gekost.
Wat je van tevoren moet weten
- Artikelgroep en eenheid. Weet welke bestaan voordat je begint; verzin ze niet ter plekke.
- Btw-code. Dit is het veld met de meeste gevolgen als het misgaat.
- Voorraadgevoerd of niet. Dat bepaalt of het artikel in je voorraadadministratie meetelt en is achteraf lastig te wijzigen.
- Batch- of serienummerregistratie. Ook dit is een keuze die je bij het aanmaken maakt.
Vraag de assistent om deze velden expliciet te bevestigen voordat het artikel wordt aangemaakt. Dat kost een regel extra en voorkomt een correctie.
Hoe verder
Schrijftoegang staat standaard uit; zet hem pas aan als je een week ervaring hebt met leesvragen. Zie de beveiligingspagina voor hoe dat werkt, en de voorraadbeheerpagina voor wat er verder mogelijk is.