Stel specifieke vragen met klantnamen, artikelcodes en datums
Hoe specifieker je vraag, hoe beter het antwoord. In plaats van "toon orders" vraag je "toon alle open verkooporders van klant Bakkerij de Groot van de afgelopen 30 dagen". Noem klantnamen, artikelcodes, datums en statusfilters voor het beste resultaat.
Vermeld altijd de Exact Online administratie in je vraag
Werk je met meerdere Exact Online-administraties? Begin dan met: "In administratie Productie BV, hoeveel van artikel A1001 is op voorraad?" Zo weet de AI direct in welke administratie gezocht moet worden en voorkom je verwarring.
Splits complexe vragen op in kleinere stappen
Een vraag als "geef me een overzicht van alle klanten met openstaande facturen, hun betalingstermijn en een vergelijking met vorig kwartaal" is te complex voor één keer. Splits het op:
- "Welke klanten hebben openstaande facturen?"
- "Wat zijn de betalingstermijnen van deze klanten?"
- "Vergelijk de openstaande bedragen met Q3 2025."
Controleer AI-output altijd in Exact Online
AI-assistenten zijn krachtig maar niet onfeilbaar. Controleer belangrijke informatie altijd in Exact Online zelf. Vraag om ordernummers of factuurnummers zodat je snel kunt verifiëren. Neem nooit bedrijfskritische beslissingen alleen op basis van AI-output.
Gebruik vervolgvragen om stap voor stap in te zoomen
Je hoeft niet alles in één vraag te proppen. Begin breed en zoom in:
- "Zoek alle open inkooporders."
- "Laat de details zien van order PO-2026-0034."
- "Boek een ontvangst voor regel 1, 500 stuks."
De AI-assistent onthoudt de context van het gesprek, waardoor vervolgvragen natuurlijk aanvoelen.
Meer voorbeeldprompts vind je in de prompt bibliotheek. Heb je nog vragen? Bekijk de veelgestelde vragen. Klaar om te beginnen? Volg de MCP installatiehandleiding en je bent binnen 5 minuten aan de slag. Nieuw met AI? Lees onze startgids AI voor MKB of bekijk de complete Exact Online AI-koppeling.
Waarom deze tips uitmaken
Het verschil tussen een AI-assistent die nuttig is en een die tegenvalt, zit zelden in het model. Het zit in hoe je de vraag stelt en of je controleert wat je terugkrijgt. Hieronder vijf gewoontes die in de praktijk het meeste verschil maken.
1. Noem altijd de administratie
Beheer je meerdere administraties, dan weet de assistent niet vanzelf welke je bedoelt. Vergeet je dat, dan krijg je een kloppend antwoord uit de verkeerde boekhouding - en dat merk je niet aan het antwoord zelf. Noem de administratie in je eerste vraag van een gesprek.
2. Wees concreet met namen, codes en periodes
"Hoe gaat het met de omzet?" levert een vaag antwoord op. "Wat was de omzet per maand in het tweede kwartaal, vergeleken met vorig jaar?" levert iets bruikbaars. Hoe minder ruimte er is voor interpretatie, hoe beter het antwoord.
3. Splits complexe vragen op
Een vraag met vijf onderdelen levert vaak een antwoord waarin er drie goed zijn beantwoord. Vraag de onderdelen achter elkaar en gebruik het antwoord van de ene als aanleiding voor de volgende. Dat kost een paar seconden meer en scheelt een verkeerd beeld.
4. Controleer bedragen voordat je erop handelt
Een AI-assistent haalt de cijfers uit je administratie, dus de kans op fouten is klein - maar niet nul, en de manier waarop een antwoord wordt gepresenteerd kan een verkeerd beeld geven. Controleer bij bedragen die tot een beslissing leiden altijd de onderliggende records.
5. Begin met lezen, niet met schrijven
Zet schrijftoegang pas aan als je een week ervaring hebt met leesvragen. Dan weet je hoe de assistent je vragen interpreteert, en dat is precies wat je wilt weten voordat hij iets kan wijzigen. Schrijftoegang staat standaard uit; zie de beveiligingspagina.
Een zesde, voor gevorderden
Begin een nieuw gesprek bij een nieuw onderwerp. Lange gesprekken die van voorraad naar facturen naar projecten springen, raken context door elkaar. Een nieuw gesprek kost niets en voorkomt dat een eerder antwoord het volgende kleurt.