Werk je in food, electronica, medische hulpmiddelen of cosmetica? Dan herken je dit: batch- en serienummers zijn onmisbaar voor traceerbaarheid — en tegelijkertijd een bron van eindeloze handmatige administratie. Eentje vergeten te registreren bij een ontvangst en je traceer-keten heeft een gat.
Exact Online ondersteunt batch- en serienummer-administratie volledig, maar de schermen zijn niet altijd snel. Met een AI-assistent die via MCP gekoppeld is, kun je deze taken in natuurlijke taal afhandelen. In dit artikel: hoe dat werkt en in welke situaties het echt tijdwinst oplevert.
Batchnummer versus serienummer: het verschil
Een batchnummer identificeert een groep identieke artikelen die samen geproduceerd of ingekocht zijn — denk aan 500 potten honing uit dezelfde productiebatch. Een serienummer identificeert een uniek exemplaar — bijvoorbeeld een specifieke laptop met een unieke MAC-adres.
In Exact Online heb je per artikel een instelling die bepaalt of het batch-, serial- of niet-gevoelig is. Je AI-assistent respecteert die instelling automatisch.
Batchontvangst registreren met AI
De klassieke flow: een leverancier levert 200 stuks A1001 in batch B-2026-08. Je AI-assistent kan dit in één prompt:
"Boek een goederenontvangst voor inkooporder PO-2026-0145, regel 1: 200 stuks artikel A1001 op batch B-2026-08, houdbaar tot 2027-08-01."
Onder de motorkap roept Ledger Botje twee MCP-tools aan: eerst de goederenontvangst-tool, daarna de batch-create-tool. De AI bevestigt het ontvangstnummer en de gekoppelde batch.
Serienummers bij assemblage
Produceer je apparaten met unieke nummers? Bij het afronden van een productieorder vraagt de AI om de serienummers:
"Rond productieorder PO-2026-088 af. 10 stuks gereed met serienummers SN-2026-101 tot SN-2026-110."
Ledger Botje gebruikt de manufacturing-orders-receipt-tool en koppelt elk serienummer automatisch aan het juiste artikel. Geen handmatig regel-voor-regel werk meer.
Traceren bij verkoop
Verkoop je een product, dan moet duidelijk zijn welke batch of welk serienummer naar welke klant ging. Zonder AI: doorzoeken via meerdere schermen. Met AI:
"Welke klanten hebben artikelen uit batch B-2026-08 ontvangen?"
De AI doorzoekt leveringen, koppelt klanten en bedragen, en presenteert een lijstje. Cruciaal bij een terugroepactie.
Recall-scenario: een batch terughalen
Stel: er is een productiefout in batch B-2026-08. Je hebt 1 uur om alle ontvangers te identificeren, een herinneringsmail te formuleren en je voorraad te bevriezen. Met je AI-assistent:
- "Geef alle klanten die batch B-2026-08 ontvangen hebben in de afgelopen 6 maanden."
- "Hoeveel stuks van batch B-2026-08 staan nog op voorraad?"
- "Maak een conceptmail voor de klanten met instructies om de batch terug te sturen."
Wat handmatig een halve dag was, is in 15 minuten klaar — en alle traceerinformatie is reproduceerbaar in je administratie.
Houdbaarheid bewaken
Voor food en farma is FIFO (first-in-first-out) of FEFO (first-expired-first-out) verplicht. Vraag periodiek:
"Welke batches verlopen binnen 60 dagen en wat is de voorraadwaarde?"
De AI scant alle batches met een houdbaarheidsdatum, sorteert ze en geeft je een actielijst. Combineer dit met een wekelijkse reminder voor optimaal voorraadbeheer.
Serienummerhistorie opvragen
Een klant belt met een garantieclaim op een specifiek apparaat. Geef de AI het serienummer:
"Wat is de volledige historie van serienummer SN-2026-104?"
Je krijgt: productiedatum, batchnummer van de gebruikte componenten, leveringsdatum aan klant, en eventuele service-events. In één vraag, zonder één keer in Exact Online te klikken.
Wanneer levert dit echt op?
Bedrijven met veel SKU’s én batch-/serieplicht (food groothandel, electronics, medische devices) winnen het meest. We zien gebruikers 30-50% tijd besparen op traceer-gerelateerde handelingen. Bedrijven zonder traceerplicht kunnen deze tools negeren.
Klaar om dit in te richten? Volg de MCP installatiehandleiding en bekijk de prompt bibliotheek voor meer voorraad- en traceervoorbeelden. Werk je veel met productieorders? Lees ook productieorders beheren met AI.