ChatGPT Exact Online handleiding: wat heb je nodig?
Steeds meer ondernemers ontdekken dat je ChatGPT kunt koppelen aan Exact Online. Maar hoe werkt dat precies? In deze handleiding loodsen we je stap voor stap door het hele proces - van de vereisten tot je eerste vraag aan je boekhouding.
Om ChatGPT te koppelen aan Exact Online heb je drie dingen nodig:
- ChatGPT Plus of Team - de gratis versie van ChatGPT ondersteunt geen MCP-koppelingen. Je hebt minimaal een Plus-abonnement nodig.
- Een Exact Online account - je moet inloggegevens hebben voor de Exact Online administratie die je wilt bevragen.
- Een Ledger Botje account - Ledger Botje fungeert als de brug (MCP-server) tussen ChatGPT en Exact Online.
Stap 1: Ledger Botje account aanmaken en Exact Online koppelen
Ga naar de prijzenpagina en kies het abonnement dat bij je past. Na het aanmaken van je account koppel je je Exact Online administratie via OAuth. Dit betekent dat je inlogt bij Exact Online en toestemming geeft - Ledger Botje slaat je wachtwoord nooit op.
Het hele proces duurt minder dan twee minuten. Na de koppeling heeft Ledger Botje toegang tot je administratie via de officiële Exact Online API.
Stap 2: MCP-server toevoegen aan ChatGPT
Volg de stap-voor-stap installatiehandleiding om de Ledger Botje MCP-server toe te voegen aan ChatGPT. Je kopieert de MCP-server URL naar de ChatGPT-instellingen en authenticeert met je Ledger Botje account. ChatGPT herkent automatisch alle beschikbare tools zoals financial_outstanding_get, items_stock en sales_orders_search.
Stap 3: je eerste query stellen
Nu komt het leuke gedeelte. Open een nieuw gesprek in ChatGPT en stel een vraag over je administratie. Probeer bijvoorbeeld:
- "Welke facturen staan er open?" - ChatGPT gebruikt de
financial_outstanding_gettool. - "Hoeveel van artikel A1001 hebben we op voorraad?" - de
items_stocktool geeft direct antwoord. - "Toon alle verkooporders van klant Jansen BV" - via de
sales_orders_searchtool.
ChatGPT begrijpt natuurlijke taal, dus je hoeft geen technische commando's te kennen. Stel je vraag zoals je die aan een collega zou stellen.
Veelgebruikte toepassingen van ChatGPT met Exact Online
Na het koppelen kun je ChatGPT inzetten voor tientallen taken:
- Financiële rapportages - vraag omzetcijfers, openstaande posten en debiteurenoverzichten op.
- Voorraadbeheer - controleer voorraadniveaus, zoek batchnummers en bekijk magazijnlocaties.
- Orderbeheer - zoek verkoop- en inkooporders, bekijk orderstatussen en maak nieuwe orders aan (Advanced).
- Klantinformatie - zoek klantgegevens, bekijk contactpersonen en bestelhistorie.
Bekijk de promptbibliotheek voor tientallen kant-en-klare voorbeeldvragen die je direct kunt gebruiken.
Direct aan de slag met ChatGPT en Exact Online
Je hebt nu alle informatie om ChatGPT te koppelen aan Exact Online. Het hele proces kost minder dan vijf minuten. Wil je eerst meer weten over hoe het MCP-protocol werkt? Of bekijk de ChatGPT-integratiepagina voor meer details over de mogelijkheden.
Klaar om te starten? Volg de installatiehandleiding en bekijk de abonnementen om vandaag nog je administratie slim te bevragen via ChatGPT.
Wat er misgaat bij het koppelen, en wat je eraan doet
De installatie zelf verloopt meestal soepel. De vragen die we krijgen gaan bijna altijd over dezelfde vier dingen.
"ChatGPT ziet de tools niet." Meestal een gratis account. MCP-koppelingen werken alleen op Plus, Team of Enterprise. Soms helpt het om het gesprek opnieuw te starten nadat je de connector hebt toegevoegd.
"Hij vraagt steeds opnieuw om in te loggen." Dat wijst op een geblokkeerde cookie of een browserextensie die het autorisatievenster onderbreekt. Probeer het in een venster zonder extensies.
"Het antwoord komt uit de verkeerde administratie." Bij meerdere administraties moet je de juiste noemen of expliciet omschakelen. Dit is de fout die je het minst snel opmerkt, want het antwoord ziet er kloppend uit.
"Hij zegt dat hij het niet mag." Dan probeer je een schrijfactie op een alleen-lezen koppeling. Dat is de bedoeling: schrijftoegang staat standaard uit.
Van eerste vraag naar dagelijks gebruik
De meeste mensen stellen na de installatie drie vragen, constateren dat het werkt, en gebruiken het daarna een week niet. Dat komt doordat er geen aanleiding is: je moet nog leren wanneer het sneller is dan zelf kijken.
Een aanpak die wel beklijft: pak één terugkerende handeling uit je week - het debiteurenoverzicht op maandag, de voorraadcontrole voor de inkoop - en doe die een maand lang via ChatGPT. Daarna weet je of het bij jou past, en heb je een paar vragen die je uit je hoofd kent.
Meer uitgewerkte voorbeelden staan in de promptbibliotheek.