Kein Selbstständiger und kein Berater mag es: am Freitagnachmittag den Stundenzettel ausfüllen. Sie kriechen durch Ihren Kalender, versuchen zu rekonstruieren, was Sie am Mittwochmorgen getan haben, und hoffen, nichts vergessen zu haben. Die Folge: zu wenig fakturiert, ungenaue Projektmargen und Aufschieben bis zum Monatsende.
Exact Online unterstützt die Zeiterfassung vollständig (pro Projekt, pro Mitarbeiter, mit Kostensatz und Abrechenbarkeit). Aber die Bildschirme sind nicht schnell. Mit einem KI-Assistenten über MCP buchen Sie Stunden in natürlicher Sprache — manchmal sogar schneller, als sie in eine Tabelle einzutragen.
Eine Stunde in einem Satz buchen
Der einfachste Workflow:
"Buche 3 Stunden auf Projekt Umbau Bäckerei De Groot für heute, Tätigkeit Engineering, abrechenbar."
Die KI ruft das richtige MCP-Tool auf (items_time_create, kombiniert mit einem Projekt-Lookup), erstellt die Buchung und bestätigt sie. Keine Menüs, kein Klicken.
Bulk: eine ganze Woche in einem Prompt
Für alle, die wöchentlich buchen:
"Buche diese Woche:
— Montag: 4 Std. Projekt Acme, 4 Std. Projekt Beta
— Dienstag: 8 Std. Projekt Beta
— Mittwoch: 6 Std. Projekt Acme, 2 Std. internes Meeting
— Donnerstag: 8 Std. Projekt Gamma
— Freitag: 4 Std. Projekt Gamma, 4 Std. Verwaltung"
Die KI zerlegt Ihren Text, legt jede Zeile als eigene Buchung an, prüft, ob die Projekte existieren, und bestätigt die Summe. Was in Excel 20 Minuten dauerte, ist in einer Minute erledigt.
Muster wiederholen
Arbeiten Sie jeden Montag standardmäßig nach demselben Schema? Speichern Sie ein solches Muster:
"Buche meine Standard-Montagsstruktur für vergangenen Montag: 6 Std. Acme, 2 Std. Besprechung."
Die KI merkt sich die Struktur innerhalb des Gesprächs oder über einen wiederverwendbaren Prompt in Ihrer Prompt-Bibliothek. Pro Woche spart das Minuten; über ein Jahr Stunden.
Vergessen aufzuschreiben? Rekonstruieren Sie
Freitagnachmittag, und Sie wissen nicht mehr genau, was Sie am Mittwoch getan haben. Fragen Sie die KI:
"Welche Projekte waren in Woche 28 in meinem Kalender aktiv, und welche Stunden habe ich bereits gebucht? Zeige mir die Differenz."
Die KI vergleicht bereits gebuchte Stunden mit — zum Beispiel — Ihrer Standardarbeitswoche oder einem verbundenen Kalender. Ergebnis: eine saubere Liste "hier fehlen noch Stunden" statt panischer Suche.
Abrechenbares direkt fakturieren
Am Monatsende:
"Nenne pro Kunde die abrechenbaren Stunden des vergangenen Monats mit dem berechneten Umsatz."
Und anschließend:
"Erstelle Rechnungsentwürfe für diese Stunden pro Kunde, bereit für meine Prüfung."
Die KI nutzt nacheinander projects_timecost_search und sales_invoices_create. Lesen Sie auch, wie Sie hier die letzte Kontrolle durchführen, in Monatsabschluss mit KI.
Validierung gegen das Budget
Eine Stunde auf ein Projekt buchen, das bereits 50 Stunden über Budget liegt? Dafür wollen Sie ein Signal:
"Bei welchen Projekten, auf die ich diese Woche gebucht habe, betragen die tatsächlichen Stunden mehr als 90% des Budgets?"
Sofortiger Einblick, welchen Projektleiter Sie anrufen sollten. Kombinieren Sie das mit unserem Projektmargen-Leitfaden.
Tipps für effektive Stundenbuchungen per KI
- Verwenden Sie erkennbare Projektnamen. "Projekt Acme" funktioniert besser als "Projekt P2026-031", es sei denn, Sie kennen die Codes auswendig.
- Legen Sie vorab fest, welche Tätigkeitscodes Sie verwenden (Engineering, Besprechung, Reisezeit), damit die KI konsistent bucht.
- Buchen Sie täglich 5 Minuten statt wöchentlich 30. Schneller, genauer, weniger Aufschieben.
- Für Teamleiter: Fragen Sie regelmäßig "welche Mitarbeiter haben in der vergangenen Woche keine Stunden auf aktive Projekte gebucht?" — das verhindert, dass eine fehlende Buchung die Marge verfälscht.
Loslegen
Zeiterfassung ist selten jemandes Lieblingsaufgabe, aber unverzichtbar für Projektmarge und Fakturierung. Indem Sie den Schritt "in Bildschirmen klicken" durch "tippen, was Sie getan haben" ersetzen, senken Sie die Hürde enorm. Folgen Sie der MCP-Installationsanleitung, sehen Sie sich die Beispiel-Prompts an und wählen Sie den KI-Assistenten, der zu Ihnen passt.