Geen ZZP’er of consultant die het leuk vindt: vrijdagmiddag het urenbriefje invullen. Je kruipt door je agenda, probeert te reconstrueren wat je deed op woensdagochtend, en hoopt dat je niets vergeten bent. Met als gevolg: te weinig gefactureerd, onnauwkeurige projectmarge, en uitstelgedrag tot het einde van de maand.
Exact Online ondersteunt urenregistratie volledig (per project, per medewerker, met kostprijs en factureerbaarheid). Maar de schermen zijn niet snel. Met een AI-assistent via MCP boek je uren in natuurlijke taal — soms zelfs sneller dan ze handmatig in een spreadsheet zetten.
Een uur boeken in één zin
De simpelste workflow:
"Boek 3 uur op project Verbouwing Bakkerij De Groot voor vandaag, activiteit Engineering, factureerbaar."
De AI roept de juiste MCP-tool aan (items_time_create, gecombineerd met project-lookup), maakt de boeking en bevestigt. Geen menu’s, geen klikken.
Bulk: een hele week in één prompt
Voor wie wekelijks boekt:
"Boek deze week:
— Maandag: 4u project Acme, 4u project Beta
— Dinsdag: 8u project Beta
— Woensdag: 6u project Acme, 2u intern overleg
— Donderdag: 8u project Gamma
— Vrijdag: 4u project Gamma, 4u administratie"
De AI parseert je tekst, maakt elke regel als losse boeking, controleert of projecten bestaan en bevestigt het totaal. Wat in een Excel 20 minuten was, is in 1 minuut klaar.
Patronen herhalen
Werk je elke maandag standaard 8 uur op één project? Sla zo’n patroon op:
"Boek mijn standaard maandagstructuur voor afgelopen maandag: 6u Acme, 2u overleg."
De AI onthoudt de structuur binnen het gesprek of via een herbruikbare prompt in je prompt bibliotheek. Per week scheelt dit minuten; over een jaar uren.
Vergeten op te schrijven? Reconstrueer
Vrijdagmiddag, je weet niet meer precies wat je woensdag deed. Vraag de AI:
"Welke projecten waren in week 28 actief in mijn agenda, en welke uren heb ik al geboekt? Geef me het verschil."
De AI vergelijkt al-geboekte uren met — bijvoorbeeld — je standaard werkweek of een gekoppelde agenda. Resultaat: een lijstje "hier ontbreken nog uren" in plaats van panisch zoekwerk.
Direct factureren wat factureerbaar is
Aan het eind van de maand:
"Geef per klant de factureerbare uren van de afgelopen maand met de berekende omzet."
En vervolgens:
"Maak factuurconcepten voor deze uren per klant, klaar voor mijn review."
De AI gebruikt achtereenvolgens projects_timecost_search en sales_invoices_create. Lees ook hoe je hier de laatste controle op doet in maandafsluiting met AI.
Validatie tegen budget
Een uur boeken op een project dat al 50 uur over budget zit? Daar wil je een signaal voor:
"Voor welke projecten waarop ik deze week heb geboekt geldt dat de werkelijke uren meer dan 90% van het budget bedragen?"
Direct inzicht in welke projecten je projectleider moet bellen. Combineer dit met onze projectmarge-gids.
Tips voor effectieve urenboekingen via AI
- Gebruik herkenbare projectnamen. "Project Acme" werkt beter dan "project P2026-031" tenzij je de codes uit je hoofd weet.
- Maak vooraf duidelijk welke activiteitencodes je hanteert (Engineering, Overleg, Reistijd) zodat de AI consistent boekt.
- Boek dagelijks 5 minuten in plaats van wekelijks 30. Sneller, nauwkeuriger, minder uitstel.
- Voor team-managers: vraag periodiek "welke medewerkers hebben de afgelopen week geen uren geboekt op actieve projecten?" — voorkomt dat een ontbrekende boeking de marge verstoort.
Aan de slag
Urenregistratie is zelden iemands favoriete taak, maar onmisbaar voor projectmarge en facturatie. Door de stap van "klikken in schermen" te vervangen door "typen wat je deed" verlaag je de drempel enorm. Volg de MCP installatiehandleiding, bekijk de voorbeeldprompts, en kies de AI-assistent die bij je past.