Die meisten Mittelständler haben ein CRM in Exact Online, das kaum genutzt wird. Verkaufschancen werden erfasst, Status gesetzt, und danach… vergessen. Ihr Vertriebsteam weiß nicht, welche Deals heiß sind, Ihre Geschäftsführung hat keinen Blick auf die Pipeline, und Ihr Forecast ist reine Schätzung.
Dabei stehen all diese Chancen längst in Ihrer Verwaltung, mit Feldern für erwarteten Wert, Abschlussdatum und Phase. Mit einem KI-Assistenten über MCP fragen Sie sie in Sekunden ab — keine Dashboards bauen, keine Excel-Exporte. In diesem Artikel: wie Sie Ihre Sales-Pipeline mit natürlicher Sprache aktivieren.
Was Exact Online pro Verkaufschance erfasst
Jede Opportunity (crm_opportunities_* Tools) hat mindestens:
- Kunde oder Interessent;
- Erwarteter Wert und Währung;
- Abschlussdatum (geschätzt);
- Pipeline-Phase (Lead, Qualifizierung, Angebot, Verhandlung, gewonnen, verloren);
- Eigentümer (verantwortlicher Vertriebskollege);
- Eigene Felder — oft gefüllt mit Informationen wie Quelle, Produktlinie usw.
Wöchentlicher Pipeline-Review mit KI
Machen Sie aus dem Vertriebsmeeting keine Excel-Show, sondern ein Datengespräch. Fragen, die Sie jeden Montag stellen:
"Nenne alle Chancen mit Abschlussdatum innerhalb von 30 Tagen, sortiert nach Wert."
"Welche Chancen stehen bereits 4 Wochen in der Phase Verhandlung? Wie hoch ist ihr Gesamtwert?"
"Welche Chancen hatten vergangene Woche ein Abschlussdatum, sind aber weder gewonnen noch verloren?"
Die KI holt diese Daten direkt aus Exact Online und präsentiert sie strukturiert. Stillstehende Deals bekommen Aufmerksamkeit; vergessene Deals werden aufgeräumt.
Konversion und gewichteter Forecast
Nicht jede Chance wird gewonnen. Pro Phase haben Sie eine historische Gewinnwahrscheinlichkeit. Fragen Sie Ihre KI:
"Berechne den gewichteten Pipeline-Wert für Q3: multipliziere für jede Chance den erwarteten Wert mit der Gewinnwahrscheinlichkeit pro Phase (Lead 10%, Qualifizierung 30%, Angebot 50%, Verhandlung 75%)."
Zum ersten Mal erhalten Sie einen Forecast, der mehr ist als eine Addition. Kalibrieren Sie die Prozentsätze anhand Ihrer eigenen historischen Konversion, und Sie haben ein Instrument, mit dem Ihre Geschäftsführung wirklich etwas anfangen kann.
Quellenanalyse: woher kommen gewonnene Deals?
"Welche Lead-Quellen lieferten in den letzten 12 Monaten die höchste Konversion zu gewonnenen Deals?"
Die KI vergleicht die Anzahl gewonnener versus verlorener Deals pro Quelle (Empfehlung, Website, Messe, Kaltakquise) und gibt Ihnen ein Ranking. Wie ist Ihr Marketingbudget eingesetzt? Geben Sie es dort aus, wo es sich beweist.
Kundensegmente und Cross-Selling-Chancen
"Welche Bestandskunden kauften 2025 nur Produktlinie A, wären aber auf Basis vergleichbarer Kunden auch für B geeignet?"
Die KI erkennt Muster in Ihrem Kundenstamm. Kombinieren Sie das mit einer gezielten Kampagne, und Sie öffnen einen Upsell-Kanal, der ohne Analyse unsichtbar geblieben wäre.
Verwaiste Leads aufräumen
Eine unordentliche Pipeline verzerrt das Bild. Regelmäßiges Aufräumen ist unverzichtbar:
"Welche Chancen sind seit mehr als 6 Monaten ohne Aktivität offen und haben kein geplantes Abschlussdatum?"
Gehen Sie sie Stück für Stück durch. Markieren Sie sie als verloren oder aktualisieren Sie das Abschlussdatum. Ihr Forecast wird verlässlicher und Ihr Dashboard übersichtlicher.
Von der Chance über das Angebot zum Auftrag
Eine gewonnene Chance wollen Sie in ein Angebot und schließlich in einen Verkaufsauftrag überführen. Mit Ihrer KI in einem Fluss:
- "Erstelle ein Angebot für Chance OPP-2026-0231 auf Basis der Produktzeilen, die wir zuvor besprochen haben."
- "Schicke mir das PDF zur Prüfung."
- "Der Kunde hat zugestimmt — wandle Angebot Q-2026-0145 in einen Verkaufsauftrag um."
Lesen Sie unseren Leitfaden zum Erstellen von Angeboten mit KI für mehr zu diesem Schritt.
Starten
Die Stärke liegt nicht in jeder einzelnen Frage, sondern in der Routine. Stellen Sie ein wöchentliches und monatliches Fragenset zusammen, das Sie konsequent stellen — genauso wie Sie heute einen Excel-Bericht ziehen, nur ohne das Excel. Sehen Sie sich die Prompt-Bibliothek für weitere CRM-Prompts an und folgen Sie der MCP-Installationsanleitung, um loszulegen.