Waarom werkprocessen automatiseren?
Handmatig werken in Exact Online kost tijd en is foutgevoelig. Elke order, levering of factuur vereist meerdere stappen: inloggen, zoeken, invoeren, controleren. Met Ledger Botje automatiseer je deze werkprocessen via je AI-assistent. Geef een opdracht in gewoon Nederlands en de AI voert het uit in Exact Online.
In dit artikel bespreken we vijf complete werkprocessen die je vandaag nog kunt automatiseren met AI-tools zoals ChatGPT, Microsoft Copilot, Claude of Google Gemini.
1. Het inkoopproces automatiseren
Het inkoopproces bestaat uit meerdere stappen: voorraad analyseren, inkooporders aanmaken en goederenontvangsten boeken. Met Ledger Botje automatiseer je dit hele traject.
Zo werkt het:
- "Welke artikelen zitten onder het bestelpunt?" — de AI analyseert je voorraad en geeft een overzicht.
- "Maak een inkooporder aan bij leverancier Jansen BV voor 500 stuks M10 bouten" — de order wordt direct aangemaakt in Exact Online.
- "Boek de goederenontvangst voor inkooporder PO-2024-0312" — de ontvangst wordt verwerkt en de voorraad bijgewerkt.
Wat voorheen drie losse handelingen in Exact Online waren, is nu één gesprek met je AI-assistent. Lees meer over inkooporders automatiseren.
2. Het verkoopproces automatiseren
Van verkooporder tot factuur: het order-to-cash-proces bevat veel repetitieve stappen. AI neemt dit over.
Zo werkt het:
- "Maak een verkooporder aan voor klant Bakkerij de Groot: 200 stuks artikel BROOD-MIX" — de verkooporder wordt aangemaakt.
- "Boek de levering voor verkooporder SO-2024-0891" — de goederenlevering wordt verwerkt.
- "Maak een factuur aan op basis van verkooporder SO-2024-0891" — de factuur wordt gegenereerd.
Het volledige traject van order tot betaling kun je stap voor stap afhandelen via je AI-assistent. Lees meer over facturen automatiseren.
3. Magazijnbeheer automatiseren
Voorraad verplaatsen tussen magazijnen, locaties beheren en transfers verwerken: het zijn tijdrovende taken die zich uitstekend lenen voor automatisering.
Zo werkt het:
- "Verplaats 100 stuks van artikel A1001 van magazijn Noord naar magazijn Zuid" — de transfer wordt aangemaakt.
- "Welke voorraad staat er op locatie HAL-A-01?" — direct overzicht per opslaglocatie.
- "Verwerk alle openstaande magazijnverplaatsingen" — transfers worden in bulk afgehandeld.
4. Het retourproces automatiseren
Retouren verwerken is vaak een handmatig en foutgevoelig proces. Met AI wordt het eenvoudig en snel.
Zo werkt het:
- "Maak een retourzending aan voor verkooporder SO-2024-0445: 10 stuks artikel KABEL-USB-C" — de retour wordt aangemaakt.
- "Wat is de status van retourzending RMA-2024-0023?" — direct inzicht in de voortgang.
De AI handelt de retour af inclusief voorraadcorrectie, zodat je administratie altijd klopt.
5. Het productieproces automatiseren
Voor productiebedrijven biedt Ledger Botje uitgebreide automatisering van werkorders, materiaaluitgifte en gereedmeldingen.
Zo werkt het:
- "Maak een productieorder aan voor 500 stuks van artikel FRAME-ALU" — de werkorder wordt aangemaakt.
- "Geef het materiaal uit voor werkorder WO-2024-0089" — alle benodigde materialen worden afgeboekt.
- "Meld werkorder WO-2024-0089 gereed: 490 stuks geproduceerd" — de gereedmelding wordt verwerkt.
Van stuklijst tot eindproduct: het hele productieproces is te beheren vanuit je chatvenster.
Direct starten met automatiseren
Wil je deze werkprocessen automatiseren? Met het Advanced-abonnement van Ledger Botje krijg je volledige schrijftoegang tot Exact Online via je AI-assistent. Stel de koppeling in via de MCP-configuratiepagina en begin binnen vijf minuten.
Bekijk de promptbibliotheek voor meer voorbeelden, of lees hoe je specifiek facturen of inkooporders automatiseert.