Openstaande facturen opvragen met ChatGPT
Met Ledger Botje en de ChatGPT-integratie kun je in enkele seconden je openstaande facturen opvragen zonder door Exact Online te hoeven navigeren. Je opent simpelweg een gesprek met ChatGPT en stelt je vraag in gewone taal. De AI haalt de gegevens real-time op uit je administratie en toont ze overzichtelijk.
Hier zijn een aantal prompts die je direct kunt gebruiken:
- "Toon alle openstaande verkoopfacturen."
- "Welke facturen zijn langer dan 30 dagen onbetaald?"
- "Wat is het totaalbedrag aan openstaande facturen?"
- "Geef een overzicht van openstaande facturen voor klant Janssen BV."
Na het eerste antwoord kun je doorvragen. Vraag bijvoorbeeld om een uitsplitsing per maand, of filter op een specifiek bedrag. ChatGPT onthoudt de context van het gesprek, waardoor je natuurlijk kunt doorwerken zonder steeds opnieuw te beginnen.
Debiteurenoverzicht genereren via AI
Naast individuele facturen kun je ChatGPT ook vragen om een compleet debiteurenoverzicht te genereren. Dit is bijzonder handig voor credit management of voor het voorbereiden van een gesprek met je accountant. Probeer prompts als:
- "Maak een debiteurenoverzicht met alle openstaande bedragen per klant."
- "Welke klanten hebben de hoogste openstaande schuld?"
- "Toon alle debiteuren met een betalingsachterstand van meer dan 60 dagen."
- "Vergelijk de openstaande bedragen van deze maand met vorige maand."
De AI combineert gegevens uit verschillende Exact Online modules om een compleet beeld te geven. Dit bespaart je het handmatig samenvoegen van rapporten en vermindert de kans op fouten. Bekijk de blog over AI-boekhouding voor meer achtergrond over hoe dit technisch werkt.
Tips voor factuuropvragen via ChatGPT
Om het meeste uit je ChatGPT-sessies te halen, zijn er een paar praktische tips die je kunt toepassen:
- Wees specifiek in je vraag. Hoe gerichter je vraagt, hoe beter het antwoord. In plaats van "laat facturen zien" vraag je "toon alle openstaande verkoopfacturen van Q1 2026 boven de 1.000 euro."
- Gebruik vervolgvragen. Begin breed en zoom in. Vraag eerst een overzicht, en vraag daarna om details van specifieke facturen of klanten.
- Combineer met andere gegevens. Je kunt ChatGPT ook vragen om factuurgegevens te combineren met klantinformatie, bijvoorbeeld: "Toon de contactgegevens van alle klanten met openstaande facturen."
- Exporteer wanneer nodig. Vraag ChatGPT om de gegevens in een tabelformaat te presenteren, zodat je ze eenvoudig kunt kopiëren naar een spreadsheet.
Meer voorbeeldprompts en tips vind je in de prompt bibliotheek. Daar staan tientallen kant-en-klare prompts die je direct kunt gebruiken voor je dagelijkse administratie.